.svg)
Менеджери розгрібали чати, а за ніч зʼявлявся новий обсяг звернень. Зранку команда знову починала не з продажів, а з первинної кваліфікації. На цьому етапі ми втрачали значну частину потенціалу.
Профіль клієнта
Клієнт: мережа трихологічних клінік HairCheck
Індустрія: здоровʼя, краса та благополуччя
Локація: Україна, Польща
Канали: Instagram, Telegram
Інтеграції: KeyCRM, система електронного бронювання, календар, платіжна система
Задача: збільшити обробку вхідних звернень, підвищити конверсію в записи на консультацію, масштабувати продажі без найму менеджерів
Проблема
Зростання попиту випереджало можливості команди
Мережа клінік активно масштабувалася в Україні та Польщі. Разом із ростом маркетингових бюджетів збільшився обсяг вхідних звернень в Instagram і Telegram: потенційні клієнти запитували про послуги, ціни, доступні слоти, умови консультацій, оплату та запис.
Проблема була в тому, що sales-команда не могла стабільно обробляти попит у потрібній швидкості.
Повільні відповіді та ручна кваліфікація
До впровадження CostCare AI середній час відповіді міг сягати до 5 годин. Для клієнта, який шукає консультацію тут і зараз, часу достатньо, щоб не дійти до запису: відкласти рішення або перейти до конкурентів.
Понад 1500 звернень щомісяця потребували ручної обробки. Менеджери могли витрачати до 8 годин на день на первинну кваліфікацію: уточнення потреби, відповіді на типові запитання, пояснення послуг, перевірку слотів і доведення ліда до наступного кроку — оплати та бронювання.
Найм не встигав за масштабуванням
Найм не був швидким рішенням. Пошук одного менеджера займав 30–35 днів, навчання — до 3 місяців, а середній період роботи менеджера становив близько 3 місяців. Компанія отримувала операційну прогалину: маркетинг приводив більше звернень, але можливості відділу продажів не масштабувалися швидко.
Потреба в автоматизації всього першого етапу продажів
Клієнту потрібна була не ще одна людина в команді та не окремий чат-бот. Потрібна була система, яка може взяти на себе перший рівень вхідних продажів: обробку звернення, кваліфікацію, запис, оплату, оновлення CRM і передачу менеджеру тоді, коли потрібна його участь.
Рішення
CostCare AI інтегрували в процес вхідних продажів мережі клінік — від першого повідомлення клієнта до запису на консультацію.
Обробка звернень, запис і оплата
Платформа автоматизувала первинну обробку звернень в Instagram і Telegram:
- відповіді на FAQ;
- уточнення потреби;
- кваліфікація;
- перевірка доступності послуг;
- запис через систему електронного бронювання;
- формування посилань на оплату та прийом оплати;
- бронювання;
Інтеграції з CRM та іншими електронними системами
CostCare AI також інтегрували з KeyCRM, календарем, системою електронного бронювання та платіжною системою.
Завдяки цьому ШІ-автоматизація не зупинялася на рівні обробки повідомлень в чаті. Кожен релевантний діалог міг переходити в конкретну бізнес-дію: запис, оплату, оновлення етапу воронки, додавання нотаток у CRM.
Передача складних кейсів менеджерам
Якщо звернення потребувало участі людини, CostCare AI передавав кейс менеджеру за налаштованими правилами. Команда отримувала не просто “новий чат”, а підготовлений контекст на певному етапі лійки продажів: що запитував клієнт, на якому він етапі, які дані вже зібрані та що потрібно зробити далі.
CostCare AI став операційним шаром між маркетинговим трафіком і sales-командою.
Впровадження
На старті команда клієнта ставилася до автоматизації обережно. У сфері здоровʼя, краси та благополуччя якість комунікації напряму впливає на довіру клієнта, тому рішення мало не просто швидко відповідати, а підтримувати стандарт спілкування бренду.
Перше впровадження тривало до місяця, команди CostCare AI і HairCheck перенесли в платформу реальну логіку продажів клінік:
• tone of voice бренду, FAQ
• типові діалоги
• скрипти продажів
• логіку кваліфікації та заперечень
• послідовність у процесі бронювання
• правила ескалації та етапи воронки
Окремо налаштували, які дані потрібно передавати в KeyCRM, на який етап переносити ліда, які нотатки додавати після діалогу та куди відправляти повідомлення для команди.
Важлива частина впровадження — постійне додаткове навчання. З боку CostCare AI клієнта супроводжує Customer Success & Support менеджер. З боку мережі клінік був відповідальний менеджер із продажів, який передавав фідбек команди, нові запитання, оновлення по послугах і цінах, сценаріях комунікації та логіці продажів.
Завдяки цьому CostCare AI адаптувався не до абстрактного скрипта, а до реальних діалогів, сезонності, змін у послугах, цінах і внутрішніх процесах sales-команди HairCheck.
Результат
автоматизовано за допомогою CostCare AI.
обробляє платформа замість ручної роботи менеджерів.
з обробленого діалогу у фінальний запис на консультацію.
зростання ефективності після впровадження CostCare AI.
За 16 місяців CostCare AI став стабільною частиною процесу продажів мережі клінік.
Платформа обробляє 60–70% усіх вхідних звернень. Це понад 1500 запитів щомісяця, які раніше вимагали ручної роботи менеджерів.
CostCare AI допоміг досягти 25% конверсії з обробленого діалогу у фінальний запис. Лід отримує швидку відповідь, проходить кваліфікацію, бачить доступні варіанти запису та може перейти до оплати без очікування менеджера.
Ефективність відділу продажу зросла у 2,5 рази. Менеджери тепер працюють зі складними кейсами та діалогами, де потрібна експертиза людини.
За оцінкою клієнта, CostCare AI закрив обсяг роботи, еквівалентний 3 додатковим менеджерам. Для бізнесу це означало можливість масштабувати обробку звернень без пропорційного збільшення команди.
CostCare AI — наш козир у процесі продажів. Для компаній, яким потрібні стабільні показники конверсії, високі стандарти комунікації та швидка реакція, це незамінний інструмент.
Що це означає для схожих бізнесів?
Для бізнесів із високим вхідним трафіком головне питання не лише в тому, скільки лідів генерує маркетинг. Важливо, скільки з них команда встигає обробити швидко, якісно й без втрати контексту.
Якщо клієнт пише в Instagram або Telegram і чекає відповідь кілька годин, частина бюджету на залучення втрачається ще до першого продажу. Якщо менеджери щодня витрачають години на типові запитання, у них залишається менше часу на консультації, складні угоди та їх закриття.
CostCare AI допомагає приймати вхідні звернення 24/7, працює в каналах, де клієнти вже комунікують із бізнесом, інтегрується з CRM, системами бронювання, календарем і платіжними інструментами, підтримує логіку продажів і передає менеджерам кейси, де потрібна участь людини.
Для схожих бізнесів це означає більше оброблених звернень, вищу конверсію в наступний етап воронки, менше ручної роботи для команди та можливість масштабувати продажі без розширення команди.
Готові побачити, як CostCare AI працюватиме у вашому бізнесі?
.png)
CostCare AI автоматизував обробку звернень в Instagram і Telegram, кваліфікацію лідів, відповіді на FAQ, запис на консультацію, оплату та передачу складних кейсів менеджерам.
Клієнт автоматизував 60–70% вхідних звернень, досяг 25% конверсії з обробленого діалогу у фінальний запис і отримав ефект, еквівалентний роботі 3 менеджерів.
CostCare AI інтегрували з KeyCRM, системою електронного бронювання, календарем і платіжною системою, щоб поєднати комунікацію, запис, оплату та рух лідів по воронці.
Кейс релевантний для бізнесів із високим вхідним трафіком: клінік, сфери краси та wellness-сервісів, освітніх компаній, електронної комерції, сервісних бізнесів і команд, які хочуть обробляти більше звернень без найму менеджерів.
